La AIIM (Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen) estimó en uno de sus estudios que los trabajadores invierten la mitad de su tiempo buscando información, una gran cantidad de horas que podrían invertir en otro tipo de cuestiones mucho más productivas para la empresa.
Por eso, hoy queremos hablaros de la importancia de implantar un software de gestión documental en la empresa. Consiste en un sistema que gestiona todos los documentos de la PYME, con el fin de almacenarlos, administrarlos y controlarlos, de forma organizada y electrónicamente. Es una forma de guardar digitalmente y de forma centralizada toda la documentación de la empresa, incluyendo textos e imágenes, de una forma sencilla, práctica, eficiente y segura.
La gestión de documentos en cualquier empresa, supone una tarea común que deben desarrollar todos los trabajadores, incluso varias veces a lo largo del día. Esto supone una gran inversión de su tiempo y además no se garantiza que se realice correctamente, porque muchas veces hay prisa por encontrar o por guardar un documento, porque no son personas que se han formado para ello, etc.
Ventajas para tu empresa
Si en tu empresa aún se distribuyen documentos manualmente (facturas, contratos, presupuestos…) o bien se archivan físicamente, necesitas instalar un software de gestión documental porque:
- Automatiza la gestión de documentos, mejorando notablemente la relación con los clientes, ya que este método agiliza el flujo de comunicación y nos permite encontrar los archivos fácilmente y trabajar con mayor precisión y profesionalidad.
- Las búsquedas de documentos son mucho más rápidas y fáciles, sin tener que buscar desesperadamente entre un montón de carpetas o archivos físicos desordenados
- Este sistema mejora la productividad, porque se reducen tiempos en cada proceso de búsqueda de documentos, gracias a la automatización de estas tareas.
- Se agilizan los plazos de cobro y la entrega de facturas a los clientes.
- Ahorras espacio, porque no necesitas un espacio físico para guardar todo el papeleo. Tendrás todos los documentos juntos guardados y clasificados digitalmente.
- Consigues una localización central de toda la documentación de tu empresa y, mediante un mecanismo de concesión de permisos, algunos trabajadores tendrán acceso al software para conseguir los documentos que necesiten.
- Convierte los flujos de trabajo en procesos más productivos y eficientes, mediante la automatización de las funciones.
- El riesgo de pérdida de información es menor porque se establecen copias digitales de los documentos en papel.
- Mediante la creación de grupos o los accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden distribuirse de forma interna (trabajadores) y externa (proveedores, clientes…)
Y si lo que quieres es unificar todas las áreas de tu empresa, te recomendamos apostar por el software de gestión a3ERP de Apen, que consigue unir todos los departamentos de tu empresa en un mismo programa, para que puedas controlar el área contable, el área de dirección, el área de compra-ventas, el área laboral y el área logística, de forma centralizada.